先確認：系統承接的是報稅後請款，不是報稅申報
請款自動化會使用稅務軟體算出的資料，整理固定費、臨時服務費與應收項目，產生請款單、通知客戶並協助核對入帳。每個流程仍由使用者手動啟動；遇到資料不符、金額異動或入帳例外時，系統會提示人工確認。
1. 準備當期實際的稅務軟體報表
導入時直接使用事務所當期由稅務軟體匯出的實際報表，不需要另外製作去識別化報表。系統支援 .xls、.xlsx、.xlsm 三種 Excel 匯入檔。第一列表頭必須包含「客戶編號」、「本月應繳」、「本月退稅」、「本月累積留抵」；欄位順序可以不同，但文字須一致。實際報表只用於導入設定、欄位確認與流程核對，不會公開放在網站上。
應納與留抵如何影響請款？
- 本月應繳：只有應納稅額會列入請款單的營業稅代收款。
- 本月退稅／累積留抵：留抵資料只更新營業稅申報情形表，不列入請款金額。
- 三個金額都是 0：視為尚未算出結果，本次略過，不改動既有資料。
- 找不到客戶編號：列入待確認名單，不會自動新增客戶。
- 應納金額異動：更新資料並重新產生請款單；只有留抵異動時，更新表格但不重產請款單。
2. 整理客戶基本資料與請款規則
客戶基本資料對照表
至少確認客戶編號、客戶名稱、負責人（選填）、客戶 LINE UID 與匯款帳號。客戶編號是稅務軟體報表與請款資料能否正確對上的關鍵。
LINE UID 對照
後台工具需使用官方 LINE 帳號取得聯絡人的 LINE 暱稱與 UID。
營業稅申報情形表
填寫客戶編號與客戶名稱，持續追蹤稅務資料是否匯入、LINE 請款通知是否發送、客戶是否回報已匯款，以及銀行款項是否確認入帳。
固定、臨時與代收項目
每位客戶建立一個「請款單＿客戶名稱」Excel 範本，放入每期固定費用；臨時代辦費填入臨時性服務表。應納營業稅可列入代收款；留抵資料只更新表格，不列入請款金額。
3. 準備請款單範本與覆核方式
每位客戶需有對應的請款單範本。導入前至少挑選幾種真實情境：只有固定費、有應納代收款、有臨時服務費、以及同一聯絡人多家公司。第一次產出後應逐一對照公司名稱、期別、明細、總金額與付款資訊。
單一客戶請款單最多 8 個明細項目；合併請款單會以兩家公司為一頁。若項目過多，系統會拒絕產出，以避免看似成功但內容被截斷。
4. LINE 通知設定要先確認什麼？
請準備 LINE Channel Access Token、Channel Secret、雲端中繼網址與授權碼。取得客戶 UID 的工具需要官方 LINE 帳號；UID 填入客戶基本資料對照表後，才能對應正確的通知對象。系統發出請款單圖片與「我已完成匯款」按鈕後，客戶的按鈕回報會寫回本期表格；這是客戶自報，仍需透過銀行明細確認實際入帳。
通知前請先使用預覽功能檢查內容。已通知且應納金額未異動的客戶會跳過；若金額異動，系統會重新推播更新內容。
5. 準備當期實際的網銀明細
導入時直接使用事務所實際匯出的網銀明細，不需要另外製作去識別化版本。銀行明細支援 CSV、XLSX、XLSM；系統會在常見表頭別名中辨識日期、存入金額、對方帳號與備註等欄位。主要配對條件是匯款帳號末五碼與金額完全相等，遇到金額不符或同額多筆時會列為人工複核。
導入前快速檢查表
- 當期實際的 .xls、.xlsx 或 .xlsm 稅務軟體報表，且第一列有四個必要表頭。
- 客戶基本資料對照表與期別正確的營業稅申報情形表。
- 每位客戶的請款單範本與本期臨時性服務表。
- LINE 設定資料與已核對過的 LINE userID。
- 當期實際匯出的網銀明細，以及例外項目的最終確認人。