先建立客戶資料與請款範本
準備每位客戶的請款單 Excel 範本、客戶基本資料對照表、營業稅申報情形表與臨時性服務表。客戶原有的舊格式範本可用「範本轉換工具」自動轉成系統格式;LINE UID、匯款帳號等資料也可用「客戶資料比對工具」依客戶名稱自動整合進對照表,不必逐筆人工填寫。LINE UID 本身可透過一般或藍盾認證的官方 LINE 帳號取得,兩種做法皆支援。
如果這些場景你很熟悉,大會人心就是為這段報稅後的請款流程設計的。
一個申報期,可回收多少人力?以 300 位客戶、每雙月約 30 小時的人工請款作業為中位試算,將重複整理、通知與核對工作交給系統後,事務所可把人力重新投入更需要專業判斷的工作。
若釋出的 30 小時可用於整理憑證、登打初階傳票等工作,事務所可能有餘裕多承接約 10 家客戶。以每家每月記帳費 NT$3,000 試算,年營收潛力約為 NT$300,000。
※ 以上為試算情境:行政人員雇主實質成本以每月 NT$45,000、時薪約 NT$350 計;是否減少實際人事支出或新增客戶,仍取決於事務所的人力配置、收費、服務範圍與市場需求,非保證成果。
「她每期報完稅之後,還要手動開兩百多張請款單、一家一家催款、一筆一筆對帳——這件事,沒有一家稅務軟體大廠真正解決過。」
大會人心的起點,其實是我太太。
她在一間會計師事務所工作。事務所光是營業稅申報模組和切傳票模組,就砸了好幾十萬導入,確實已經省下不少人力。但現實是,AI 辨識出來的東西,還是得有人一筆一筆核對,深怕系統哪裡算錯了自己都不知道。
而還需要花時間處理的,不是報稅本身,是報完稅之後:每一期都要整合固定和不固定收款項目,再加上應繳/留抵資料,手動做出兩百多張請款單,一家一家通知客戶繳款,每天翻銀行明細,一筆一筆對照,確認誰真的把錢匯進來了。這些重複又瑣碎的工作,沒有一套系統認真解決過,卻年復一年地把她的下班時間往後推。
看著她每期都在做這些事,我決定自己動手做一套系統,把稅務軟體大廠不想碰的「最後一哩路」補起來——讓報表整理成請款單、讓請款單可批次通知客戶、讓核對匯款不再全靠人工翻明細。
大會人心,是希望像她一樣的會計人員,可以早一點回家。
每一步可以讓事務所做確認與啟動;系統負責減少重複整理、通知與比對工作。
準備每位客戶的請款單 Excel 範本、客戶基本資料對照表、營業稅申報情形表與臨時性服務表。客戶原有的舊格式範本可用「範本轉換工具」自動轉成系統格式;LINE UID、匯款帳號等資料也可用「客戶資料比對工具」依客戶名稱自動整合進對照表,不必逐筆人工填寫。LINE UID 本身可透過一般或藍盾認證的官方 LINE 帳號取得,兩種做法皆支援。
選擇年份與申報月,匯入含「客戶編號、本月應繳、本月退稅、本月累積留抵」欄位的 Excel 報表。
整合固定費用、應納代收款與臨時性服務費,產生請款單與金額總表。
事務所確認內容後啟動發送,客戶收到請款單圖片與匯款回報按鈕。
客戶點選「我已完成匯款」後,系統記錄回報;這不代表銀行已入帳。
依帳號、名稱與金額協助比對;不符或無法判定的項目交由人工複核。
前期準備完成後,每期才會進入固定的請款流程。營業稅申報情形表會持續追蹤整個請款流程,包括:
免安裝,解壓縮就能開始用,不用等原廠工程師有空來才能安裝使用。
客戶名單、營業稅資料與資料庫留在事務所電腦;雲端僅暫存 LINE 所需的請款單圖片與繳款回報,保存 7 天後自動刪除。
PDF 上傳與暫時性 LINE 推送失敗會依規則重試;若整批部分失敗,後台會列出失敗名單,讓你補跑未完成項目。
系統自動判斷哪些客戶請款金額有變動,推播前可以逐一對照檢視,確認沒問題才送出,不會手滑推錯金額給客戶。
客戶收到的 LINE 請款卡片預設顯示共用裝飾圖,也能換成事務所自己的圖片,或選擇不顯示圖片;讓通知更像是由事務所親自寄出,而非千篇一律的樣板卡片。
稅務資料可依事務所作業習慣分批匯入請款系統處理請款流程,不用等到全部處理完,才開始製作請款單及用 LINE 通知客戶請款。
系統後台可設定密碼,限制未經授權的人員存取;金鑰等敏感設定以 Windows 內建機制加密並綁定該台電腦,即使設定資料夾被複製,也無法在其他電腦直接開啟。使用的伺服器平台具備 ISO 27001 資訊安全管理系統認證及 SOC 2 Type II 控制措施稽核。
會計師事務所、記帳士事務所——尤其是客戶數量多、每期都要重複開請款單、用 LINE 一一傳送請款單給客戶、靠重複核對銀行明細核對客戶是否繳款的事務所,最能感受到差別。
依事務所客戶戶數與使用方式,選擇系統授權年費或買斷方案。
| 戶數 | 每年省下的工時費用 | 系統授權年費 | 年費/每年省下工時費用% | 三年授權總金額 | 主推方案買斷+三年維運 | 第四年起年維運費 | 三年差額 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 戶以下 | 21,000 元 | 10,500 元 | 50% | 31,500 元 | 25,200 元 | 2,400 元 | 6,300 元 |
| 200 戶以下 | 42,000 元 | 21,000 元 | 50% | 63,000 元 | 50,400 元 | 4,800 元 | 12,600 元 |
| 300 戶以下 | 63,000 元 | 31,500 元 | 50% | 94,500 元 | 72,000 元 | 7,200 元 | 22,500 元 |
| 400 戶以下 | 84,000 元 | 42,000 元 | 50% | 126,000 元 | 100,800 元 | 9,600 元 | 25,200 元 |
| 500 戶以下 | 105,000 元 | 52,500 元 | 50% | 157,500 元 | 126,000 元 | 12,000 元 | 31,500 元 |
「買斷+三年維運」已含前三年維運;第四年起才依表列年維運費續用。
整理事務所導入請款自動化前最常遇到的資料、通知與對帳問題。
從報表匯入、請款通知到銀行對帳,整理導入前最常遇到的問題。
| 快速了解 | 原本的做法 | 導入大會人心後 |
|---|---|---|
| 適用對象 | 會計師事務所、記帳士事務所 | 兩者皆適用,尤其適合每期大量請款的事務所 |
| 請款資料 | 人工整理稅務軟體報表與收款項目 | 匯入符合欄位規格的 Excel 報表(.xls、.xlsx、.xlsm),比對後產生請款資料 |
| 操作時間 | 300 位客戶人工流程估算:每期約 30 小時 | 每個流程由人員確認與啟動,系統減少重複整理、通知與比對 |
| 客戶通知 | 逐一用 LINE 傳送請款資訊 | 透過 LINE 批次發送請款通知與回報卡 |
| 銀行對帳 | 人工翻閱明細、逐筆核對 | 匯入銀行明細,自動比對並標示待確認項目 |
| 資料安全 | 需視使用工具決定資料存放位置 | 核心資料留在本機;LINE 圖片與必要識別資料線上暫存 7 天後自動刪除 |
| 導入方式 | — | 先確認報表與流程,再安排試用;試用期至完成下一期報稅為止。歡迎透過 LINE 諮詢。 |
※ 此為 300 位客戶的人工流程估算;實際時間仍會依客戶數量、資料內容、銀行明細與作業方式而異。
大會人心是一套為會計師事務所與記帳士事務所設計的請款自動化系統。使用者依序手動啟動報表匯入、請款單產生、LINE 推送、客戶回報與銀行核對五個步驟,系統協助處理重複作業與例外提示。
兩者都適合。特別適合客戶數量多、每期需要大量開立請款單,並使用 LINE 通知客戶繳款的會計師事務所與記帳士事務所。
稅務軟體匯入支援 .xls、.xlsx、.xlsm;第一列表頭須包含「客戶編號」、「本月應繳」、「本月退稅」、「本月累積留抵」,欄位順序可以不同但文字須一致。缺少任一欄會直接報錯,不會猜測欄位。銀行明細另支援 CSV、XLSX 與 XLSM;導入時會以事務所當期實際報表確認欄位。
將相容的稅務軟體營業稅報表匯入大會人心,系統會比對客戶資料,整合固定費用、臨時費用及應繳資料,再產生 Excel 與 PDF 請款單;留抵資料只更新營業稅表,不列入請款金額。
系統可以辨識同一位客戶名下的多家公司,分別管理各公司的請款內容,並將相關資料整合成一份文件,減少重複列印與逐家公司通知的工作。
系統會依導入設定發送請款單圖片與含總金額、「我已完成匯款」按鈕的確認卡,並記錄每筆通知與客戶回報狀態。
系統以營業稅表的「已通知」欄判斷是否已推播;已通知且應納金額未異動的客戶會跳過。應納金額異動時則會重新推播,讓客戶收到更新後的請款內容。
上傳 CSV、XLSX 或 XLSM 網銀明細後,系統會用匯款帳號、備註欄裡的客戶名稱或負責人姓名協助比對。同一位客戶分多筆匯款,或多家公司合併請款用同一帳號匯入時,系統會加總後再核對應收金額。萬一同一筆入帳出現身分線索衝突,會標記人工複核,不會直接歸戶。
客戶名單、稅務報表與主要請款運算留在事務所電腦。為完成 LINE 通知與繳款回報,系統僅在線上暫存請款單圖片及必要回報資料,保存 7 天後自動刪除。傳輸與存取會使用服務所需的驗證機制。如有資料安全問題,可寄信至 aoceanman@gmail.com。
不需要另外安裝。大會人心以 Windows 環境為主,解壓縮後即可依導入設定開始使用。
報稅軟體主要處理稅務申報;大會人心承接報稅後的請款流程,將相容的營業稅報表整合固定費、不固定服務費與應收款項,產生請款單,再透過 LINE 通知客戶並協助核對銀行入帳。
一般官方帳號可先建立並測試基本功能;藍盾認證帳號需通過 LINE 文件審核,並具備名稱搜尋與部分審核功能。大會人心的客戶 LINE UID 取得工具兩種帳號都支援:藍盾/認證帳號可一次取得全部好友;一般帳號則可透過群發訊息請客戶回覆公司名稱,自動建立對照表,不必先申請認證才能開始使用。查看申請條件與訊息方案。
使用相容稅務軟體、每期需要大量開立請款單,並透過 LINE 與客戶聯繫的會計師事務所與記帳士事務所。
可透過 LINE、電話或 Email 聯繫;我們會依你的情況安排後續說明。
從稅務軟體報表匯入、產生請款單、LINE 通知,到銀行對帳,完整了解一次實際流程。