為什麼這種情況容易出錯？
若同一位聯絡人收到多封 LINE 通知，容易漏看、重複回覆，也增加事務所重複推送的風險；但若把不同公司的請款金額直接合成一筆，又會讓客戶與事務所難以確認每家公司各自的費用。
較穩妥的作法是：通知以聯絡人為單位、金額以公司為單位。兩個層次分開管理，後續收款核對也更清楚。
導入前，要先把這三項資料整理好
- 客戶代號：每一家公司有自己的客戶代號，不共用代號。
- 公司名稱：名稱要和請款單範本、臨時服務資料一致，避免同名縮寫造成無法辨識。
- LINE userID：同一位聯絡人管理的多家公司，填入相同 userID；不同窗口則各自填入不同 userID。
不要用「公司負責人姓名相同」當成合併依據。系統以 LINE userID 辨識實際收件人；姓名相同不一定代表由同一個人接收請款通知。
請款與通知的處理流程
01
先依公司產生各自明細
固定項目、應納代收款與臨時代辦費，仍依各公司的資料分別計算。這是後續查詢與對帳的依據。
02
依 LINE 聯絡人整理群組
同一 userID 的公司會視為同一聯絡人群組，讓事務所不必對同一人反覆發送相同期間的通知。
03
一次推送、保留公司別金額
LINE 通知以整個群組推送一次；內容保留各家公司金額明細與請款總額，讓收件人知道這筆款項包含哪些公司。
04
以群組應收總額協助核對
若客戶合併匯款，銀行比對會先以群組總額確認。資料不足、同額候選人過多或金額不同時，會保留給人工複核。
匯款後要看什麼？
客戶點擊 LINE 的「我已完成匯款」只是回報紀錄，不等於銀行款項已入帳。事務所仍應在網銀明細中，依付款帳號、備註與金額核對。帳號或名稱相符但金額不一致時，不應直接標記已收款。
每期發送前檢查表
- 每家公司是否都有正確的客戶代號與名稱。
- 同一聯絡人管理的公司是否填入相同 LINE userID。
- 請款單中的公司別明細與總額是否已覆核。
- 有金額異動時，是否已重新確認再發送。
- 銀行對帳時，是否保留不確定項目供人工確認。